секретариат

Основные цели секретариата:

Документационное обеспечение управленческой деятельности отделов и служб Управления и подчиненных учреждений.

Осуществление контроля за правильным оформлением документов, направляемых в вышестоящие органы управления, другие ведомства и учреждения, сторонние организации, гражданам, осужденным и лицам, содержащимся
под стражей.

Обеспечение своевременной регистрации жалоб, заявлений и предложений (далее – обращения) граждан, осужденных и лиц, содержащихся
под стражей (далее – граждан), поступающих в адрес Управления, и контроль за сроками их разрешения в структурных подразделениях.

Обеспечение единого порядка организации работы с документами.

Секретариат решает следующие задачи:

Совершенствование методов работы сотрудников, осуществление практических мер по сокращению документооборота в Управлении и учреждениях. 

Проверка организации и ведения делопроизводства, архивного дела в Управлении и подчиненных учреждениях.

Обеспечение порядка документирования, организации работы с документами, оформление и формирование дел, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче в архив  в соответствии с действующими нормативами.

Участие в разработке, организации и осуществлении мероприятий в области служебного применения Управления и подчиненных учреждений при переводе в различные степени готовности и военного времени.

Внедрение положительного опыта и автоматизированных систем документационного обеспечения деятельности Управления и учреждений.

Функции секретариата:

Участие в организации выполнения служебных задач, возложенных на уголовно-исполнительную систему России.

Подготовка предложений в план основных организационных мероприятий  Управления в части ведения делопроизводства.

Проверка актов на уничтожение дел подготовленных в отделах и службах,  подготовка актов на уничтожение нормативных документов и контроль
за правильностью их оформления в подчиненных учреждениях.

Организация своевременной подготовки к докладу начальнику Управления поступающих документов, и осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись начальнику Управления.

Осуществление приема, регистрации поступающей корреспонденции
в Управление, своевременное доведение ее до руководящего состава, структурных подразделений и подчиненных учреждений, осуществление контроля за ее прохождением и подготовка документов к отправке.

Анализ данных о делопроизводстве в учреждениях и в целом по Управлению, результатов рассмотрения обращений граждан, разработка
мер по устранению имеющихся недостатков, сокращению служебной переписки.

Проведение занятий и разъяснительной работы по ведению делопроизводства и работы с обращениями граждан.

Разработка номенклатуры дел Управления, постановка на инвентарный учет законченных в производстве дел.

Организация работы по обращениям граждан. Организация приема граждан по личным вопросам начальником Управления.

Организация регистрации и рассылки изданий спецлитературы, контроль за использованием изданий спецлитературы в подразделениях Управления.

Организация регистрации и рассылки нормативно-правовых актов и служебных документов, полученных из ФСИН России, Минюста России или подписанных начальником Управления. Своевременное внесение изменений в учетные данные.

Участие в контроле за выполнением требований приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской Федерации, ФСИН России и других нормативно-правовых актов в части, касающейся делопроизводства и архивной работы.

Подготовка предложений руководству Управления о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении лиц, нарушающих требования нормативно-правовых актов и служебных документов по ведению.