Основные цели секретариата:
Документационное обеспечение управленческой деятельности отделов и служб Управления и подчиненных учреждений.
Осуществление контроля за правильным оформлением документов, направляемых в вышестоящие органы управления, другие ведомства и учреждения, сторонние организации, гражданам, осужденным и лицам, содержащимся
под стражей.
Обеспечение своевременной регистрации жалоб, заявлений и предложений (далее – обращения) граждан, осужденных и лиц, содержащихся
под стражей (далее – граждан), поступающих в адрес Управления, и контроль за сроками их разрешения в структурных подразделениях.
Обеспечение единого порядка организации работы с документами.
Секретариат решает следующие задачи:
Совершенствование методов работы сотрудников, осуществление практических мер по сокращению документооборота в Управлении и учреждениях.
Проверка организации и ведения делопроизводства, архивного дела в Управлении и подчиненных учреждениях.
Обеспечение порядка документирования, организации работы с документами, оформление и формирование дел, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
Участие в разработке, организации и осуществлении мероприятий в области служебного применения Управления и подчиненных учреждений при переводе в различные степени готовности и военного времени.
Внедрение положительного опыта и автоматизированных систем документационного обеспечения деятельности Управления и учреждений.
Функции секретариата:
Участие в организации выполнения служебных задач, возложенных на уголовно-исполнительную систему России.
Подготовка предложений в план основных организационных мероприятий Управления в части ведения делопроизводства.
Проверка актов на уничтожение дел подготовленных в отделах и службах, подготовка актов на уничтожение нормативных документов и контроль
за правильностью их оформления в подчиненных учреждениях.
Организация своевременной подготовки к докладу начальнику Управления поступающих документов, и осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись начальнику Управления.
Осуществление приема, регистрации поступающей корреспонденции
в Управление, своевременное доведение ее до руководящего состава, структурных подразделений и подчиненных учреждений, осуществление контроля за ее прохождением и подготовка документов к отправке.
Анализ данных о делопроизводстве в учреждениях и в целом по Управлению, результатов рассмотрения обращений граждан, разработка
мер по устранению имеющихся недостатков, сокращению служебной переписки.
Проведение занятий и разъяснительной работы по ведению делопроизводства и работы с обращениями граждан.
Разработка номенклатуры дел Управления, постановка на инвентарный учет законченных в производстве дел.
Организация работы по обращениям граждан. Организация приема граждан по личным вопросам начальником Управления.
Организация регистрации и рассылки изданий спецлитературы, контроль за использованием изданий спецлитературы в подразделениях Управления.
Организация регистрации и рассылки нормативно-правовых актов и служебных документов, полученных из ФСИН России, Минюста России или подписанных начальником Управления. Своевременное внесение изменений в учетные данные.
Участие в контроле за выполнением требований приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской Федерации, ФСИН России и других нормативно-правовых актов в части, касающейся делопроизводства и архивной работы.
Подготовка предложений руководству Управления о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении лиц, нарушающих требования нормативно-правовых актов и служебных документов по ведению.